Base de Données Relationnelle pour les Nuls

Pourquoi je vous parle de bases de données relationnelles sur un site consacré à Power BI ? Eh bien parce que la première étape de la création d’un rapport de business intelligence fiable et pertinent, c’est le modèle de données.

J’ai appris les bases de ce sujet durant mes études, en cours de systèmes d’information. Et pour tout vous dire, je ne comprenais pas pourquoi nous devions étudier les bases de données relationnelles dans un cursus d’expertise-comptable. Puis, en entreprise, j’ai compris que cette partie du large programme de DCG était une des plus importante.

La donnée, c’est la matière première de nos métiers. L’essence de la prise de décisions. Ces décisions pour lesquelles nous devons apporter notre expertise et nos conseils, en tant que partenaires.

Avec le big data, la donnée est massive, hétérogène et véloce. Cela veut dire que vous pouvez disposer d’un maximum de données internes et externes à l’entreprise, facilement, et dans les meilleurs temps. Et que vous pouvez croiser des données de différentes natures, pour faire des analyses sophistiquées.

Or, cette donnée, elle provient de différentes sources : ERP, Web, CRM, logiciels, etc. Alors, comment faire pour créer du lien entre des données hétérogènes ? Stockées dans des bases différentes ?

Il faut créer des relations.

Trouver LE point commun entre deux ou plusieurs bases de données. Par exemple, arriver à lier la comptabilité avec le CRM, pour suivre le recouvrement et/ou la rentabilité de certains contrats.

Voilà l’objectif des bases de données relationnelles.

Dans cet article, je vous explique les bases de ce concept, jusqu’à en arriver à ce qui nous intéresse : créer des rapports Power BI pertinents et fiables. Alexandre prendra le relais en vidéo, avec une démonstration succincte de l’organisation d’un modèle de données sur Power BI.

Voici le sommaire :

SOMMAIRE:

1 - C’est quoi une base de données relationnelle ?

2 - Pourquoi est-ce important en contrôle de gestion ?

3 - Comment créer un modèle de données fiable sur Power BI ?

1 - C’est quoi une base de données relationnelle ?

Une base de données, c’est “une collection d’informations organisées afin d’être facilement consultables, gérables et mises à jour” (lebigdata.fr).

💭 Imaginez des informations organisées par thème dans plusieurs tableaux... C’est cela une base de données.

Les bases de données (BDD) servent à classer et stocker l’information. Les utilisateurs peuvent consulter les bases pour trouver facilement l’information dont ils ont besoin.

OK pour les BDD. Mais alors, qu’est-ce qu’une base de données relationnelle ?

C’est un ensemble de bases de données reliées entre elles. Ces bases de données relationnelles sont composées d’un ensemble de tables, capables de communiquer. Grâce à des instructions, les utilisateurs peuvent interroger la base, collecter l’information dont ils ont besoin, et créer des rapports.

2 - Pourquoi est-ce important en contrôle de gestion ?

C’est lorsque j’ai travaillé en contrôle de gestion que j’ai compris l’importance de mes cours de systèmes d’information. Chaque jour, je travaillais sur des bases de données :

les actuals (chiffres issus de la comptabilité) ;

le forecast (prévisions pour les prochains mois) ;

et le suivi des livrables (la production).

Pour suivre la performance du bureau d’études dans lequel je travaillais, il fallait s’assurer que les projets étaient livrés dans le respect des délais, des budgets et de la qualité. Le suivi des livrables permettait de connaître l’état d’avancement de chaque projet : en cours, en pause, délivré ou annulé. On pouvait suivre la date de début, la date de fin, et voir si le projet serait livré à temps, en retard, ou en avance. Mais comment savoir si le projet respectait le budget affecté ? Il fallait connaître le budget cible et les coûts réellement dépensés à date. Ensuite, les chefs de projets mettaient régulièrement à jour leurs prévisions, et donc... Le prévisionnel.

Notre rôle était de présenter dans les meilleurs temps aux managers la performance de leur service. Je devais donc être capable de présenter un reporting où en un clin d’œil, le manager voyait l’état d’avancement de son service. Pour cela, je devais faire parler entre elles les 3 bases de données évoquées plus haut. La solution était simple. J’avais besoin :

d’une caractéristique commune et unique entre chaque base de données (comme un numéro d’immatriculation unique pour chaque projet par exemple) ;
d’un outil permettant de consulter en temps réel ces 3 bases de données, de les agréger et de les présenter sous forme de reporting visuel et dynamique.

J’ai réussi, grâce à notre outil de business intelligence et mes connaissances basiques en bases de données relationnelles.

Je suis sûr que cet exemple vous parle.

Que chaque mois vous devez faire communiquer différentes sources de données entre elles, pour créer des reportings, faire des analyses et des présentations. La clé pour vous simplifier la vie consiste selon moi à connaître le fonctionnement des bases de données relationnelles et de maîtriser un outil de business intelligence.

Voyons maintenant ensemble comment faire cela, dans Microsoft Power BI.

3 - Comment créer un modèle de données fiable sur Power BI ?

Exemple de modèle de données sur Power BI

Dans Power BI, un modèle de données agrège les différentes sources dont vous avez besoin pour créer un rapport. Ces sources de données peuvent être :

nettoyées ;
enrichies (colonnes, mesures) ;
liées entre elles.

Avec cette vidéo, vous disposez désormais de bases solides pour créer vos modèles de données. La source de vos reportings Power BI. Maintenant, pour aller plus loin, je vous suggère :

De suivre cette formation gratuite sur Openclassrooms : Initiez-vous à l'algèbre relationnelle avec le langage SQL (au mois la 1ere partie, à propos du modèle relationnel).
De rejoindre notre communauté de contrôleurs de gestion sur Slack, afin de progresser à votre rythme et de rencontrer d’autres professionnels ayant soif d’apprendre et envie d’échanger.
De vous exercer en téléchargeant notre template Power BI gratuit.

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