Gagner du temps dans la création de rapports et présentations est un objectif essentiel pour tout professionnel, notamment pour les contrôleurs de gestion et les analystes de données. Aujourd'hui, je vous partage une astuce simple mais puissante pour dynamiser vos présentations PowerPoint en y intégrant des graphiques interactifs et en temps réel grâce à Power BI. Fini les copiés-collés fastidieux et les captures d'écran qui ne reflètent plus les données à jour !

Un nouveau décor, une nouvelle méthode

Avant de plonger dans la technique, petite nouveauté : j'ai récemment déménagé et cela se ressent dans mon nouveau décor. Vous remarquerez peut-être un peu d'écho au micro, mais je travaille déjà à améliorer l'acoustique. Ce changement d'environnement symbolise aussi ma volonté d'innover et de partager des méthodes plus efficaces avec vous.

Le problème classique du contrôleur de gestion

Lorsque j'étais contrôleur de gestion, ma routine consistait souvent à copier-coller des graphiques Excel ou des tableaux croisés dynamiques dans PowerPoint. Parfois, je prenais même des captures d'écran. Le problème ? Dès qu'une donnée changeait, il fallait tout refaire, ce qui prenait un temps considérable et générait des erreurs.

Power BI : la solution pour des graphiques dynamiques dans PowerPoint

Aujourd'hui, grâce à Power BI, il est possible d'intégrer directement des rapports dynamiques dans vos diapositives PowerPoint. Cela signifie que vos graphiques sont toujours à jour, interactifs, et reflètent fidèlement les données en temps réel. Je vous explique comment faire.

Étape 1 : Publier votre rapport Power BI en ligne

La première étape consiste à avoir un rapport Power BI publié sur Power BI Online. Si vous ne connaissez pas encore cette étape, il existe de nombreuses formations pour apprendre à créer et publier vos rapports facilement. Sur formationpowerbi.fr, par exemple, vous trouverez une formation complète avec plus 200 vidéos, couvrant le DAX, Power Query et le design de dashboards attractifs.

Étape 2 : Insérer le rapport dans PowerPoint

Une fois votre rapport en ligne, ouvrez PowerPoint et supprimez les éléments inutiles sur votre diapositive. Ensuite, rendez-vous dans l'onglet Insertion et sélectionnez le module Power BI. Il vous sera demandé de coller l'URL de votre rapport Power BI publié.

Après avoir collé l'URL, PowerPoint va charger intégralement votre rapport dans la diapositive. Le plus intéressant ? Toutes les interactions restent actives. Vos utilisateurs peuvent interagir avec les graphiques comme s'ils étaient directement dans Power BI, ce qui facilite grandement l'analyse et le storytelling autour des données.

Personnaliser l'affichage : ne montrer que le graphique pertinent

Parfois, vous ne souhaitez pas afficher un dashboard complet, mais uniquement un graphique précis accompagné de vos commentaires. Pour cela :

1. Créez une nouvelle diapositive dans PowerPoint et nettoyez-la.
2. Allez dans votre rapport Power BI et cliquez sur les trois petits points du graphique que vous souhaitez partager.
3. Sélectionnez Partager puis Lien vers cet élément visuel et copiez le lien.
4. Dans PowerPoint, utilisez à nouveau le module Power BI pour insérer ce lien spécifique.

Vous aurez ainsi uniquement votre graphique ciblé, que vous pouvez redimensionner et positionner librement sur la diapositive. Ajoutez vos titres, commentaires et animations PowerPoint pour enrichir votre storytelling.

Un indicateur de mise à jour des données intégré

Un détail non négligeable : Power BI affiche automatiquement la date et l'heure de la dernière mise à jour des données directement sur le graphique. Cela permet d'apporter un contexte temporel essentiel à vos présentations dynamiques, rassurant ainsi vos interlocuteurs sur la fraîcheur des informations présentées.

Conclusion : gagnez du temps et améliorez la qualité de vos présentations

En intégrant Power BI dans PowerPoint, vous transformez vos présentations en outils dynamiques et interactifs, économisant ainsi plusieurs heures par mois et réduisant les risques d'erreurs liés aux mises à jour manuelles. Cette astuce est particulièrement précieuse pour les contrôleurs de gestion, les analystes et tous ceux qui doivent présenter des données régulièrement.

🔎 Découvrez nos autres articles sur Power BI.

📧 Ne manquez pas nos actualités avec notre newsletter.

👀 Par ici pour découvrir nos formations Power BI.