Dans cet article, je vais vous expliquer comment rendre un chemin d'accès à un fichier dynamique avec Power Query. Cette technique est particulièrement utile lorsque vous partagez vos fichiers Power BI ou Power Query avec des collègues ou clients, et que les données locales ne se trouvent pas au même endroit sur leurs ordinateurs. Grâce à la création d'un paramètre variable, vous pourrez facilement adapter le chemin d'accès sans modifier manuellement la requête à chaque fois.

Pourquoi variabiliser un chemin d'accès dans Power Query ?

Lorsque vous travaillez sur un fichier Power BI ou Power Query qui récupère des données depuis un fichier local (comme un fichier Excel), le chemin d'accès est souvent codé en dur dans la requête. Cela signifie que si vous envoyez ce fichier à quelqu'un d'autre, il devra modifier manuellement la requête pour que le chemin corresponde à l'emplacement de ses fichiers.

En créant une variable pour le chemin d'accès, vous offrez une interface simple où l'utilisateur peut juste modifier un paramètre, sans toucher au code de la requête. Cela rend le processus plus fluide, plus sûr et moins sujet à erreurs.

Étapes pour créer un paramètre dynamique dans Power Query

1. Charger un fichier et récupérer le chemin d'accès actuel

Commencez par importer votre fichier dans Power Query. Par exemple, j'ai pris un fichier Excel d'exemple que j'ai chargé dans Power BI. Ensuite, dans l'éditeur Power Query, rendez-vous dans la source de la requête pour identifier le chemin d'accès actuel du fichier.

Copiez ce chemin d'accès (par exemple via Ctrl + C) car il va servir de valeur initiale à votre paramètre.

2. Créer un nouveau paramètre dans Power Query

Dans l'éditeur Power Query, faites un clic droit dans le volet de gauche et sélectionnez « Nouveau paramètre ». Donnez un nom explicite à ce paramètre, par exemple chemin d'accès fichier.

Vous pouvez aussi ajouter une description pour que l'utilisateur comprenne bien à quoi sert ce paramètre, comme « Chemin d'accès au fichier Excel ». Ensuite, collez le chemin d'accès que vous avez copié précédemment dans la valeur actuelle du paramètre.

3. Remplacer le chemin d'accès codé en dur par la variable

Retournez dans la requête source de votre fichier dans Power Query. À la place du chemin d'accès fixe, remplacez-le par le nom du paramètre que vous venez de créer. Il faut bien écrire le nom exact du paramètre, caractère par caractère, sinon Power Query ne le reconnaîtra pas.

Par exemple, si votre paramètre s'appelle chemin d'accès fichier, remplacez la chaîne de caractères du chemin par ce paramètre.

4. Appliquer et tester la modification

Fermez l'éditeur Power Query en cliquant sur « Fermer et appliquer ». Votre requête va se rafraîchir et utiliser la variable pour accéder au fichier.

Pour tester, vous pouvez modifier la valeur du paramètre en allant dans Transformer les données > Modifier les paramètres. Changez le chemin d'accès pour pointer vers un autre emplacement (par exemple un dossier Téléchargements) et appliquez la modification. Si tout est correct, vos données se mettront à jour sans erreur.

Conseils pratiques pour récupérer un chemin d'accès

Pour trouver le chemin d'accès complet d'un fichier sur votre ordinateur, faites un clic droit sur le fichier, choisissez Propriétés, puis dans l'onglet Sécurité ou Général selon votre système, copiez le chemin complet. C'est ce chemin qu'il faut utiliser dans le paramètre.

Les avantages de cette méthode

• Flexibilité : L'utilisateur final peut facilement modifier le chemin sans toucher à la requête.
• Partage simplifié : Vous pouvez transmettre votre fichier Power BI ou Power Query à différents utilisateurs qui ont des structures de dossiers différentes.
• Gain de temps : Plus besoin de modifier manuellement chaque source de données dans Power Query.

Pour aller plus loin : les paramètres dynamiques

Cette technique de variabilisation du chemin d'accès fait partie d'un ensemble plus large appelé paramètres dynamiques dans Power Query. Ces paramètres permettent de rendre vos requêtes encore plus flexibles et adaptables à différents contextes d'utilisation.

Je vous invite à explorer cette fonctionnalité pour optimiser davantage vos rapports et processus d'extraction de données.

Conclusion

Variabiliser un chemin d'accès dans Power Query est une astuce simple mais très efficace pour rendre vos fichiers plus robustes et faciles à partager. En créant un paramètre que l'utilisateur peut modifier directement dans l'interface, vous évitez les erreurs et facilitez la maintenance de vos rapports.

N'hésitez pas à appliquer cette méthode à vos projets Power BI pour gagner en productivité et en souplesse. Si vous souhaitez approfondir le sujet des paramètres dynamiques, je vous encourage à continuer votre exploration et à tester ces fonctionnalités dans vos propres fichiers.

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