Dans le domaine du contrôle de gestion, la capacité à visualiser et piloter son atterrissage prévisionnel est un enjeu majeur. Grâce à Power BI, il est désormais possible de transformer des données budgétaires classiques en graphiques dynamiques et interactifs, facilitant ainsi la prise de décision. Cet article vous guide pas à pas dans la création d'un tableau de bord pour suivre différents scénarios prévisionnels à partir de fichiers Excel, en s'appuyant sur une méthode simple et efficace.

Introduction aux scénarios budgétaires

La gestion budgétaire repose souvent sur la comparaison de différents scénarios : un budget initial, puis des scénarios alternatifs avec des hypothèses chiffrées variées. Ces scénarios sont généralement conçus sous forme de fichiers Excel, où l'on modifie uniquement les chiffres pour simuler plusieurs cas de figure.

Dans notre exemple, nous disposons de trois fichiers distincts : un budget classique, un scénario 1 et un scénario 2. Chacun contient les mêmes catégories de données (produits, salaires, charges de fonctionnement), réparties par mois. L'objectif est d'importer ces données dans Power BI pour les analyser visuellement.

Importer et préparer les données dans Power BI

La première étape consiste à connecter Power BI à un dossier contenant l'ensemble des fichiers Excel. Cette méthode permet d'importer automatiquement tous les fichiers présents, ce qui est particulièrement utile lorsque l'on travaille avec plusieurs scénarios.

Une fois les données chargées, on utilise Power Query pour nettoyer et structurer les informations :

• Filtrer les données pour ne conserver que celles correspondant au budget ou à un scénario spécifique.
• Uniformiser les noms des onglets dans les fichiers Excel (tous nommés "budget") pour faciliter la consolidation.
• Déployer les données pour obtenir une table homogène.
• Utiliser la fonction « utiliser la première ligne comme en-tête » pour clarifier la structure.
• Dé-pivoter les colonnes afin d'avoir une table avec des colonnes « scénario », « désignation », « mois » et « valeur ».
• Fractionner les colonnes complexes (par exemple, scinder une colonne « scénario_date » en deux : scénario et date) pour faciliter l'analyse.
• Supprimer les colonnes inutiles comme la date si elle n'est pas pertinente.

Après ces étapes, chaque table correspondant à un scénario est propre et prête à être fusionnée.

Consolider les scénarios dans une table unique

Pour comparer facilement les différents scénarios, on ajoute toutes les tables ensemble dans une nouvelle requête. Cette méthode permet de créer une base de données consolidée, appelée ici par exemple « base_conquête_scenarios ». Elle regroupe toutes les données budgétaires et prévisionnelles sur une même structure.

Une fois la consolidation terminée, il suffit de fermer et appliquer les modifications dans Power BI pour pouvoir commencer la visualisation.

Créer un graphique dynamique pour piloter son prévisionnel

Le cœur du pilotage repose sur la création d'un graphique en courbes, qui va illustrer l'évolution des valeurs au fil des mois, selon chaque scénario :

• Insérer un visuel graphique en courbe dans Power BI.
• Ajouter la colonne « mois » en axe horizontal pour afficher la progression temporelle.
• Placer la colonne « valeur » en axe vertical pour représenter les montants financiers.
• Filtrer les données sur la catégorie « produits » uniquement pour se concentrer sur les ventes de produits finis.
• Utiliser la colonne « scénario » en légende pour différencier visuellement les différents scénarios.

Ce graphique permet de suivre en un coup d'œil les tendances et de comparer les prévisions selon les hypothèses retenues. Il est ainsi plus simple de détecter les écarts et d'anticiper les ajustements nécessaires.

Ajouter un segment pour une interaction utilisateur améliorée

Pour aller plus loin, il est possible d'intégrer un segment (ou slicer) qui offre la possibilité de sélectionner les scénarios à afficher. Cette fonctionnalité est idéale quand on travaille avec un grand nombre de scénarios :

• Ajouter un segment lié à la colonne « scénario » dans le rapport.
• Configurer le segment pour permettre une sélection unique ou multiple.
• Interagir avec le graphique en choisissant un ou plusieurs scénarios, ce qui met à jour automatiquement la visualisation.

Cette interactivité facilite la présentation des données à différents interlocuteurs, en adaptant le focus selon les besoins spécifiques (budget initial, scénario optimiste, scénario pessimiste, etc.).

Conclusion et perspectives

Grâce à Power BI, piloter son prévisionnel devient un exercice fluide et visuel. La méthode exposée permet d'importer, nettoyer, consolider et visualiser plusieurs scénarios budgétaires, offrant ainsi un outil puissant pour le contrôle de gestion.

En résumé :

1. Préparez vos fichiers Excel avec des onglets uniformes.
2. Importez vos données depuis un dossier dans Power BI.
3. Nettoyez et structurez vos données avec Power Query.
4. Consolidez vos scénarios dans une seule table.
5. Créez un graphique en courbe pour visualiser les prévisions.
6. Ajoutez un segment pour une interaction utilisateur avancée.

Cette approche vous permettra de mieux comprendre vos données, d'anticiper les écarts et de prendre des décisions éclairées tout au long de l'année. Pour approfondir ces techniques, une formation complète autour de Power BI est en préparation, offrant un accompagnement détaillé sur ces manipulations.

En attendant, n'hésitez pas à tester cette méthode et à explorer les nombreuses possibilités offertes par Power BI pour optimiser votre pilotage budgétaire.

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