Dans cet article, je vous propose une méthodologie claire et efficace pour importer et exploiter des factures au format PDF dans Microsoft Power BI. Vous apprendrez pas à pas comment transformer ces documents en une base de données structurée, puis comment visualiser et analyser vos données clients et votre chiffre d'affaires. Cette approche est idéale pour automatiser la gestion de vos factures et gagner un temps précieux dans le suivi de votre activité.

Pourquoi importer des factures PDF dans Power BI ?

Les factures PDF sont un format très répandu dans la gestion commerciale, mais elles ne sont pas toujours faciles à exploiter directement pour faire de l'analyse de données. En important ces fichiers dans Power BI, vous pouvez :

• Créer une base de données centralisée et évolutive.
• Extraire automatiquement les informations clés comme le nom du client, le numéro de facture, la date, les articles achetés, les montants hors taxes et toutes les autres données utiles.
• Visualiser rapidement votre chiffre d'affaires par client, par date ou par produit.
• Mettre à jour vos données simplement en déposant de nouvelles factures dans un dossier dédié.

Cette méthode vous permet de transformer vos factures en véritables outils décisionnels, sans avoir à ressaisir manuellement les informations.

Étape 1 : Préparer vos factures PDF

La première étape consiste à regrouper vos factures PDF dans un dossier spécifique sur votre ordinateur. Par exemple, créez un dossier nommé 01 facture pdf et placez-y toutes les factures que vous souhaitez importer. Pour cet exemple, je vous conseille de télécharger trois factures issues du logiciel InvoiceHome (disponibles dans les ressources) et de les déposer dans ce dossier.

Chaque facture contient plusieurs informations importantes :

• Le nom du client (facturé à).
• Le numéro de facture.
• La date de facturation.
• Le détail des articles achetés avec les montants.
• Les taxes et le total TTC.

Ces éléments seront extraits et transformés dans Power BI pour construire votre base de données.

Étape 2 : Importer les factures dans Power BI

Ouvrez Power BI Desktop, puis cliquez sur Obtenir les données et choisissez l'option Dossier. Sélectionnez le dossier où vous avez déposé vos factures PDF. Power BI va alors lire l'intégralité du dossier et détecter tous les fichiers PDF présents.

Ensuite, cliquez sur Combiner et transformer les données. Vous aurez deux options :

• Détection automatique des tables : Power BI tente d'extraire automatiquement les tableaux présents dans les factures.
• Importer la totalité du contenu PDF : Power BI charge le contenu brut sans chercher à détecter les tableaux.

Je vous recommande fortement de choisir la deuxième option, car même si les factures proviennent du même logiciel, la détection automatique peut parfois être incomplète ou erronée. Il vaut mieux partir d'une base brute et nettoyer les données manuellement.

Étape 3 : Nettoyer et structurer la base de données brute

Une fois les factures importées, vous accédez à l'éditeur Power Query. Vous y voyez une table unique qui contient l'ensemble des données combinées des factures, mais cette table est encore très désordonnée :

• Des colonnes sans nom.
• Des lignes vides.
• Des informations mélangées.

L'objectif ici est de créer plusieurs sous-jeux de données à partir de cette base brute, qui serviront à alimenter vos visualisations dans Power BI. Pour cela, utilisez la fonction Référence (clic droit sur la table > Référencer), qui permet de créer un nouveau jeu de données basé sur le flux existant sans dupliquer tout le processus d'import.

Contrairement à la fonction Dupliquer, qui crée une copie complète du flux et du traitement, la fonction Référence est plus efficace et maintient un lien direct avec la source de données originale.

Créer un jeu de données pour le détail des factures

Renommez cette première référence en 01 facture détaillée. Appliquez un filtre sur la colonne contenant les descriptions pour ne garder que les lignes qui contiennent le mot article. Cela vous permet d'isoler les lignes correspondant aux articles vendus.

Supprimez toutes les colonnes vides ou inutiles, puis renommez les en-têtes pour avoir des noms explicites (par exemple : Désignation, Quantité, Prix unitaire, Montant, etc.).

Créer un jeu de données pour le total hors taxes

Créez une deuxième référence, nommée 02 facture totale. Cette fois, filtrez la colonne des descriptions pour ne garder que la ligne contenant total hors taxes. Vous récupérez ainsi les montants totaux hors taxes par facture.

Comme précédemment, supprimez les colonnes inutiles et renommez clairement les colonnes restantes.

Créer un jeu de données pour la date des factures

Faites une troisième référence nommée 03 facture date. Filtrez cette fois sur la ligne contenant la date de facturation. Gardez également le nom du client pour pouvoir associer la date à chaque facture.

Convertissez la colonne de date au format date dans Power Query pour faciliter les analyses temporelles.

Créer un jeu de données pour le numéro de facture

Enfin, créez une dernière référence nommée 04 facture numéro. Filtrez sur la ligne contenant le numéro de facture, supprimez les colonnes inutiles et gardez uniquement le numéro.

Vous obtenez ainsi une structure en étoile, avec la base de données brute au centre et quatre jeux de données satellites permettant d'extraire les informations essentielles :

• Détail des articles.
• Montant total hors taxes.
• Date de facturation.
• Numéro de facture.

Étape 4 : Construire vos visualisations dans Power BI

Une fois les données chargées, rendez-vous dans la vue Modèle pour vérifier les relations entre les tables. Vous devriez voir une structure en étoile, parfaitement adaptée à une exploitation analytique efficace.

Graphique 1 : Chiffre d'affaires par jour

Pour commencer, créez un graphique en courbes qui affiche le chiffre d'affaires total hors taxes en fonction des dates. Utilisez les données de la table 02 facture totale pour les montants et la table 03 facture date pour les dates.

Passez l'axe des dates en mode catégorie pour une meilleure lisibilité. Ce graphique vous permet de suivre l'évolution quotidienne de votre chiffre d'affaires.

Graphique 2 : Répartition du chiffre d'affaires par client

Ensuite, créez un graphique à barres horizontales groupées. Utilisez toujours la table 01 facture détaillée pour les montants, et la table 03 facture date pour récupérer le nom des clients.

Ce graphique met en évidence les clients qui génèrent le plus de revenus, ce qui est précieux pour cibler vos actions commerciales.

Graphique 3 : Détail des factures par client

Enfin, créez un tableau détaillé qui affiche les articles achetés par chaque client. Glissez le prix détaillé et la désignation des articles. Ajoutez également le numéro de facture provenant de la table 04 facture numéro.

Grâce aux interactions Power BI, vous pouvez cliquer sur un client dans le graphique précédent et voir apparaître à droite le détail précis de ses factures, avec les articles et leurs montants. C'est un outil puissant pour analyser les ventes au niveau granulaire.

Étape 5 : Actualiser vos données au quotidien

Une des forces de cette méthode est sa capacité à intégrer facilement de nouvelles factures. Il vous suffit de déposer la nouvelle facture PDF dans le dossier 01 facture pdf. Par exemple, si vous recevez une facture numéro 103 pour un nouveau client nommé Salomon, copiez simplement ce fichier dans le dossier.

Ensuite, dans Power BI, cliquez sur Actualiser. Le logiciel va automatiquement lire la nouvelle facture, mettre à jour la base de données et rafraîchir toutes les visualisations. Vous avez ainsi un tableau de bord toujours à jour sans effort supplémentaire.

Conseils et bonnes pratiques

• Organisation : Gardez toujours vos factures dans un dossier unique et bien nommé pour faciliter l'import.
• Nettoyage : Prenez le temps de bien nettoyer et nommer vos colonnes dans Power Query. Cela facilitera la suite de l'analyse.
• Modélisation : Utilisez la fonction Référence plutôt que Dupliquer pour optimiser les performances et maintenir un modèle clair.
• Visualisation : Privilégiez des graphiques simples et interactifs pour permettre une exploration facile des données.
• Automatisation : Profitez de la fonction d'actualisation pour intégrer de nouvelles données sans refaire les manipulations.

Conclusion

Importer des factures PDF dans Power BI est une solution puissante pour transformer vos documents commerciaux en une base de données exploitable et dynamique. Grâce à la méthodologie décrite, vous pouvez extraire automatiquement les informations clés, structurer vos données et construire des visualisations qui vous donnent une vision claire de votre activité.

Au quotidien, il vous suffira de déposer vos nouvelles factures dans un dossier dédié et d'actualiser Power BI pour alimenter automatiquement votre tableau de bord. Vous pourrez ainsi suivre facilement votre chiffre d'affaires par client, par date, et analyser le détail des ventes.

Cette approche vous fait gagner un temps précieux, réduit les erreurs de saisie et vous offre un outil de pilotage efficace pour votre entreprise. N'hésitez pas à tester cette méthode avec vos propres factures et à l'adapter selon vos besoins spécifiques.

🔎 Découvrez nos autres articles sur Power BI.

📧 Ne manquez pas nos actualités avec notre newsletter.

👀 Par ici pour découvrir nos formations Power BI.