Dans le monde du contrôle de gestion, il est essentiel de disposer d'outils puissants et intuitifs pour analyser les écarts, comprendre les causes des déviations budgétaires et présenter des rapports clairs à la direction. L'un des outils incontournables pour y parvenir est le diagramme d'arborescence dans Power BI. Ce type de visualisation interactive permet de décomposer un projet en plusieurs niveaux, facilitant ainsi l'identification précise des sources de gains ou de pertes.

Je vous propose dans cet article, inspiré de ma méthode et de mes conseils, de découvrir comment créer et exploiter efficacement ce graphique dans Power BI. Vous apprendrez à structurer vos données, à configurer le graphique et à interpréter les résultats pour améliorer vos reportings en contrôle de gestion.

Qu'est-ce qu'une arborescence de décomposition et pourquoi l'utiliser ?

Un diagramme d'arborescence (ou graphique de décomposition) est un type de visualisation qui permet d'analyser un indicateur clé en le décomposant selon différents niveaux hiérarchiques. Par exemple, dans un projet d'installation de machine, on peut décomposer le coût total en sous-projets, puis en livrables spécifiques, afin d'identifier précisément où se situent les écarts.

Cette approche est particulièrement utile en contrôle de gestion car elle offre :

• Une vision claire et hiérarchisée : on visualise facilement la structure d'un projet ou d'un budget.
• Une identification rapide des écarts : gains ou pertes sont mis en évidence à chaque niveau.
• Une meilleure communication : grâce aux commentaires associés à chaque élément, il est possible d'expliquer les raisons des écarts à la direction ou au comité.

Exemple concret : décomposer un projet d'installation de machine

Pour illustrer le fonctionnement, prenons un projet d'installation d'une machine industrielle, la machine L12. Ce projet est divisé en plusieurs sous-projets :

• Préparation de l'emplacement
• Montage de la machine
• Tests de fonctionnement

Chacun de ces sous-projets comprend également des livrables spécifiques, par exemple :

• Pour la préparation de l'emplacement : dalle de béton, rack de plafond, équipement de sécurité, etc.
• Pour le montage : assemblage des composants, installation électrique, etc.

Dans Power BI, nous disposons de données budgétisées initiales (devis), des coûts réels constatés, ainsi que des écarts calculés entre ces deux valeurs. Ces écarts sont essentiels pour comprendre si le projet a généré des gains ou des pertes par rapport au budget initial.

Étape 1 : importer et préparer les données dans Power BI

La première étape consiste à récupérer les données du projet. Ces données doivent être structurées de manière à contenir au minimum :

• Le nom du projet
• Les sous-projets associés
• Les livrables détaillés
• Le coût budgété
• Le coût réel
• L'écart (coût réel - coût budgété)
• Des commentaires explicatifs pour chaque ligne

Une fois le fichier chargé dans Power BI, il faut s'assurer que les données sont bien reconnues et que les relations entre les différents niveaux (projet, sous-projet, livrable) sont cohérentes.

Dans l'exemple, le fichier contient un onglet « data projet » qui regroupe toutes ces informations. Après avoir chargé ces données, vous verrez dans le volet de droite de Power BI que toutes les colonnes sont disponibles pour construire votre visualisation.

Étape 2 : créer le graphique d'arborescence de décomposition

Power BI propose un visuel natif appelé « arborescence de décomposition » (decomposition tree). Pour l'utiliser :

1. Dans le volet « Visualisations », cliquez sur l'icône correspondant à l'arborescence de décomposition.
2. Placez le graphique dans la zone de rapport et ajustez sa taille pour une meilleure visibilité.
3. Dans la section « Analyse », glissez la mesure que vous souhaitez analyser, ici l'écart en euros.
4. Dans la section « Explique par », ajoutez successivement les champs hiérarchiques : projet, sous-projet, livrable.
5. Dans la zone des info-bulles, ajoutez la colonne des commentaires pour enrichir les explications lors du survol des éléments.

Le résultat affichera un total d'écart global (par exemple 800 €), que vous pourrez décomposer progressivement en sous-parties en cliquant sur les différents niveaux. Cette interactivité est précieuse pour explorer les causes des écarts.

Étape 3 : analyser les résultats et identifier les sources d'écarts

En déroulant l'arborescence, vous pouvez par exemple constater que :

• Le sous-projet « préparation de l'emplacement » affiche un gain ou une perte spécifique.
• Au niveau des livrables, certaines lignes comme la dalle de béton ou le rack de plafond peuvent générer des écarts.
• Un livrable particulier peut expliquer une perte de 1 500 €, liée par exemple à un dépassement sur la partie export.

Chaque élément dispose d'un commentaire renseigné dans les données, visible dans l'info-bulle, qui permet de comprendre rapidement l'origine de l'écart. Par exemple, un commentaire peut préciser : « Dépassement lié à un retard fournisseur » ou « Économie réalisée grâce à une négociation tarifaire ».

Cette granularité permet d'expliquer précisément aux décideurs ce qui s'est passé, évitant ainsi les interprétations floues et facilitant la prise de décision pour les prochaines étapes du projet.

Étape 4 : personnaliser et améliorer la lisibilité du graphique

Pour rendre le graphique plus attractif et facile à interpréter, il est important de soigner sa présentation :

• Couleurs : choisissez une couleur verte pour les écarts positifs (gains) et une couleur rouge pour les écarts négatifs (pertes). Cela facilite la lecture rapide.
• Taille et police : augmentez la taille des barres pour qu'elles soient visibles sur toute la largeur du rapport. De même, agrandissez les polices des étiquettes de catégorie et des données pour plus de clarté.
• Mise en forme : mettez en gras les étiquettes de données et ajustez la taille pour donner plus de relief au visuel.

Ces ajustements permettent de créer un rapport professionnel et agréable à consulter, ce qui est un vrai plus pour convaincre lors des présentations au comité de direction ou aux équipes projets.

Les avantages pour un contrôleur de gestion

Utiliser l'arborescence de décomposition dans Power BI offre plusieurs bénéfices majeurs :

• Gain de temps : la création automatique et interactive du graphique évite les analyses manuelles fastidieuses.
• Précision : la décomposition hiérarchique met en lumière précisément les zones à surveiller.
• Communication : les commentaires intégrés renforcent la compréhension et facilitent la justification des écarts.
• Flexibilité : vous pouvez facilement adapter ce graphique à plusieurs projets, en sélectionnant simplement le projet à analyser.

Imaginez gérer non pas un mais plusieurs projets simultanément. Grâce à ce graphique, vous pourrez sélectionner un projet dans un filtre et obtenir instantanément la décomposition détaillée de ses écarts, ce qui simplifie grandement votre travail de reporting.

Comment aller plus loin ?

Pour approfondir vos compétences sur Power BI et maîtriser d'autres visualisations et techniques avancées, je vous recommande de suivre des formations spécialisées. Ces formations vous permettront d'automatiser vos reportings, d'intégrer des données complexes et de produire des analyses encore plus pertinentes pour votre entreprise.

De plus, si vous souhaitez mettre en place une solution data complète dans votre entreprise, notamment dans le domaine de la finance d'entreprise, n'hésitez pas à vous rapprocher d'experts qui sauront vous accompagner dans cette transformation digitale.

Conclusion

Le diagramme d'arborescence est sans conteste un outil puissant pour tout contrôleur de gestion souhaitant analyser en profondeur les écarts budgétaires de ses projets. En structurant vos données et en exploitant les fonctionnalités interactives de Power BI, vous gagnez en efficacité et en clarté dans vos reportings.

Grâce à ce visuel, vous pouvez non seulement identifier les sources de pertes ou gains, mais aussi expliquer clairement ces écarts grâce aux commentaires associés, ce qui améliore la communication avec votre direction et vos équipes.

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