Si vous travaillez avec Power BI, vous savez sans doute que la gestion des licences peut sembler complexe, surtout lorsqu'il s'agit d'attribuer une licence spécifique à un utilisateur. Pourtant, cette opération est beaucoup plus simple qu'on pourrait le croire. Dans cet article, je vais vous expliquer étape par étape comment attribuer une licence Power BI à un utilisateur via le portail d'administration Microsoft 365, même si vous n'êtes pas un expert en informatique.

Créer un compte Power BI gratuit

Avant toute chose, il faut s'assurer que vous disposez d'un compte Power BI. Si vous n'en avez pas encore, la première étape consiste à créer un compte gratuit. Rendez-vous sur la page officielle de Power BI et cliquez sur "Essayer gratuitement" ou "Démarrer gratuitement".

Une fois inscrit, connectez-vous avec votre adresse professionnelle. Vous arriverez alors sur votre interface Power BI. En cliquant sur votre profil, vous pourrez voir le type de licence actuellement associée à votre compte. Par défaut, ce sera généralement un compte gratuit.

Accéder au portail d'administration Microsoft 365

Pour attribuer une licence Power BI Pro ou Premium à un utilisateur, il faut passer par le portail d'administration Microsoft 365. Voici comment procéder :

1. Dans l'interface Power BI, repérez le petit panneau situé tout à gauche de l'écran et cliquez dessus.
2. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez l'option Admin.
3. Vous serez redirigé vers le portail d'administration Microsoft 365, où vous pouvez gérer les utilisateurs et les licences.

Ajouter un utilisateur si nécessaire

Avant d'attribuer une licence, il faut vérifier que l'utilisateur est bien enregistré dans votre liste. Si ce n'est pas le cas :

• Ajoutez un nouvel utilisateur en remplissant son profil avec les informations requises.
• Assurez-vous que son adresse e-mail professionnelle est correcte, car c'est elle qui permettra d'attribuer la licence.

Attribuer une licence Power BI à un utilisateur

Une fois l'utilisateur dans la liste, vous pouvez lui attribuer une licence :

1. Dans le portail d'administration, cliquez sur la section Facturation, puis sur Licences.
2. Vous verrez alors toutes les licences disponibles dans votre organisation, par exemple :
   • Licence Power BI Pro
   • Licence Power BI Premium par utilisateur
3. Sélectionnez la licence que vous souhaitez attribuer. Par exemple, si vous avez acheté une licence Power BI Premium par utilisateur, cliquez dessus.
4. En haut de la page, vous verrez le nombre de licences disponibles et attribuées.
5. Cliquez sur Affecter des licences, puis sélectionnez l'utilisateur concerné dans la liste.
6. Validez l'attribution en cliquant sur Attribuer.

Vous pouvez ensuite fermer le volet d'attribution. L'utilisateur, ici moi-même dans l'exemple, disposera désormais de la licence Power BI Premium par utilisateur associée à son compte.

Vérifier le changement de licence dans Power BI

Pour confirmer que la licence a bien été attribuée :

• Reconnectez-vous à votre compte Power BI.
• Retournez dans votre profil et vérifiez le type de licence affiché. Vous devriez voir que vous êtes passé à une licence Premium par utilisateur.

Ce changement est généralement instantané et vous donne accès aux fonctionnalités avancées associées à cette licence.

Comment désaffecter une licence Power BI ?

Si un collaborateur quitte votre organisation ou n'a plus besoin de la licence, il est très simple de la récupérer :

1. Dans le portail d'administration Microsoft 365, retournez dans la section Licences.
2. Sélectionnez l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur la licence attribuée, puis sur Annuler l'attribution.
4. La licence sera alors libérée et disponible pour un autre utilisateur.

Le compte de l'utilisateur repassera automatiquement en licence gratuite dès sa prochaine connexion à Power BI.

Conclusion

Attribuer une licence Power BI à un utilisateur est une opération simple qui ne nécessite pas de connaissances techniques poussées. En suivant ces étapes, vous pouvez rapidement gérer vos licences Power BI Pro ou Premium directement depuis le portail d'administration Microsoft 365. Cette gestion flexible vous permet aussi de réaffecter facilement vos licences selon les besoins de votre équipe.

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